Tipo de documento: Política · Proceso: Direccionamiento estratégico · Código: DIR-POL-08 · Versión: 00 · Fecha de emisión: 27/08/2026
Mejora y Soluciones S.A.S., está comprometida con los principios, lineamientos generales, y responsabilidades en relación con el tratamiento y protección de los datos personales de sus clientes, empleados, proveedores y demás interesados, conforme a la legislación colombiana vigente, especialmente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, Ley 1266 de 2008, Sentencia C-748 de 2011, y la Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para efectos de esta política, la persona designada por MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. para velar por el cumplimiento de la protección de datos personales se denomina Oficial de Protección de Datos y, en adelante, OPD.
MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. establece los siguientes principios para el tratamiento y protección de datos personales:
- Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales en Mejora y Soluciones S.A.S. se realizará de acuerdo con lo dispuesto en la legislación vigente, respetando los derechos fundamentales de los titulares de los datos.
- Principio de finalidad: En Mejora y Soluciones S.A.S. los datos personales serán recolectados y tratados únicamente para finalidades legítimas, previamente informadas a los titulares.
- Principio de libertad: En Mejora y Soluciones S.A.S. el tratamiento de datos personales solo se llevará a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Principio de veracidad o calidad: En Mejora y Soluciones S.A.S. los datos personales recolectados deberán ser exactos, completos, actualizados, y pertinentes para el propósito para el que se recopilan.
- Principio de transparencia: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. garantizará que los titulares de los datos puedan conocer, consultar y acceder a la información relacionada con el tratamiento de sus datos.
- Principio de acceso y circulación restringida: En Mejora y Soluciones S.A.S. el tratamiento de los datos será realizado con acceso restringido a las personas autorizadas, cumpliendo con los principios de confidencialidad.
- Principio de seguridad: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas y organizativas para proteger los datos personales contra cualquier daño, pérdida, acceso no autorizado o uso indebido.
- Principio de confidencialidad: En Mejora y Soluciones S.A.S. los datos personales serán tratados con la más estricta confidencialidad, y solo podrán ser divulgados conforme a las disposiciones legales o autorizaciones del titular.
MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. establece el siguiente ciclo de vida y tratamiento de los datos personales:
Mejora y Soluciones gestionará los datos personales bajo su responsabilidad durante todas las etapas de su ciclo de vida, garantizando el cumplimiento de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en la normativa colombiana de protección de datos personales.
El tratamiento de la información comprenderá, entre otras, las siguientes etapas:
1. Recolección
Los datos personales serán recolectados únicamente cuando sean adecuados, pertinentes y necesarios para las finalidades previamente definidas por M&S.
M&S evitará recolectar información excesiva o que no guarde relación con las finalidades informadas al Titular.
2. Almacenamiento
Los datos personales recolectados podrán ser almacenados en medios físicos, electrónicos, sistemas de información, plataformas tecnológicas, servidores propios o servicios tecnológicos contratados por M&S.
Durante esta etapa se implementarán medidas administrativas, técnicas y organizacionales orientadas a preservar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y seguridad de la información, incluyendo controles de acceso y mecanismos para prevenir la pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El acceso a los datos personales estará limitado al personal, áreas, proveedores o terceros que requieran conocerlos para el cumplimiento de las finalidades autorizadas o de obligaciones legales o contractuales.
3. Uso
Los datos personales serán utilizados exclusivamente para las finalidades informadas al Titular, autorizadas por este o permitidas por la legislación vigente.
M&S establecerá controles para evitar que la información sea utilizada para propósitos distintos o incompatibles con aquellos que justificaron su recolección.
Cuando sea necesario utilizar la información para una finalidad nueva o sustancialmente diferente, se evaluará previamente si dicha finalidad se encuentra comprendida dentro de la autorización existente o si es necesario informar y obtener una nueva autorización del Titular.
4. Circulación, transmisión y transferencia
La información personal tendrá circulación restringida y únicamente podrá ser conocida por personas autorizadas por el Titular, por aquellas que intervengan legítimamente en el tratamiento o por autoridades facultadas legalmente para solicitarla.
Cuando sea necesario compartir información con proveedores, contratistas, aliados u otros encargados del tratamiento, M&S establecerá las obligaciones necesarias para garantizar la protección y confidencialidad de los datos personales.
Las transferencias o transmisiones nacionales o internacionales de datos personales se realizarán de acuerdo con las disposiciones legales aplicables y previa verificación de los requisitos establecidos para cada caso.
M&S no divulgará, comercializará, suministrará ni permitirá el acceso indiscriminado a datos personales salvo autorización del Titular o disposición legal que lo permita.
5. Conservación
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que resulte razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento, atender obligaciones legales o contractuales, ejercer o defender derechos y cumplir los periodos de conservación documental aplicables.
Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento y vencidos los términos legales o contractuales aplicables, la organización evaluará la procedencia de eliminar, anonimizar o bloquear la información.
6. Disposición final, eliminación o supresión
Cuando los datos personales hayan cumplido la finalidad para la cual fueron recolectados y no exista una obligación legal, contractual o administrativa que requiera su conservación, se procederá a su eliminación, supresión, anonimización o destrucción segura.
La disposición final se realizará mediante mecanismos adecuados al soporte de la información, procurando impedir su recuperación, reconstrucción, consulta o utilización no autorizada.
En el caso de documentos físicos, podrán utilizarse mecanismos de destrucción segura; para información digital se aplicarán procedimientos de eliminación, borrado seguro, anonimización u otros mecanismos técnicamente apropiados.
La organización dejará evidencia de los procedimientos de disposición final cuando la naturaleza, volumen, sensibilidad o riesgo asociado a la información así lo requiera.
Mejora y Soluciones S.A.S. establece los siguientes lineamientos en cuanto a tiempo de tratamiento y protección de datos personales según su origen y uso
| Origen / Uso | Tiempo de tratamiento y protección | Tipos de datos |
|---|---|---|
| Gestión Humana / HSEQ | Preferiblemente de carácter indefinido |
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| Comercial / Marketing y comunicaciones | Prospectos 2 años sin interacción o hasta que pidan la baja, y para clientes la relación comercial 20 años |
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| Soporte administrativo y financiero | Mínimo 10 años |
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| Soluciones Tecnológicas | Mínimo 5 años |
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| Gestión Humana | Mínimo 10 años |
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MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. establece los siguientes lineamientos generales para el tratamiento y protección de datos personales:
- Tipos de bases de datos Personales: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. tiene diferentes tipos de bases de datos, las cuales se clasifican en cinco categorías a saber: recursos humanos, usuarios finales, administrativa/comercial, servicios y aplicaciones y redes sociales:
| No. | TIPO DE BASES DE DATOS | FINALIDAD |
|---|---|---|
| 1 | RECURSOS HUMANOS | En esta categoría se encuentran las bases de datos relacionadas con la gestión de la nómina, periodos de ingreso y retiro de la empresa, formación y capacitación, seguridad y salud en el trabajo, hoja de vida del empleado y en general la administración de personal. |
| 2 | USUARIOS FINALES | En esta categoría están todas las bases de datos relativas a la información personal de usuarios finales que se recogen de las diferentes actividades que realiza MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. para la difusión y comercialización de sus productos, así como actividades educativas. |
| 3 | ADMINISTRATIVA / COMERCIAL | En esta categoría se encuentran todas las bases de datos relativas a la gestión de la información financiera, comercial, crediticia, así como el manejo de tesorería, aspectos administrativos, manejo de proveedores y contratistas, clientes y en general información para el manejo comercial de MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. |
| 4 | SERVICIOS | En esta categoría se encuentran todas las bases de datos con información de usuarios finales relativo a la prestación del servicio, PQR, garantías, así como soporte sobre el cumplimiento de las actividades que realiza MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. . |
| 5 | APLICACIONES Y REDES SOCIALES | En esta categoría se encuentran todas las bases de datos con información personal de usuarios y clientes relativo a servicios adicionales que ofrece MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. para la mejora de la experiencia del usuario, así como servicio al cliente y actividades para la difusión de productos. |
| 6 | VIDEOS | En esta categoría se encuentra las bases de datos, que contiene información personal que se captura a través de cámaras de filmación, que tiene como finalidad preservar la seguridad de los activos y personas que se encuentran en las instalaciones y controlar el ingreso y salida de personal y visitantes. |
- Recolección de datos: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. recolectará únicamente los datos personales necesarios para el cumplimiento de las finalidades previamente establecidas y que sean relevantes para la actividad de la empresa.
- Finalidades del tratamiento: En MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. los datos serán utilizados para los siguientes fines: administración de servicios de asesoría, cumplimiento de obligaciones legales, gestión de seguridad, marketing y promoción de servicios, entre otros relacionados con la actividad de la empresa.
- Consentimiento del titular: En MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. el consentimiento del titular será solicitado en forma clara y expresa, especialmente cuando se recopilen datos sensibles, tales como información sobre salud, religión, etc.
- Derechos de los titulares: En MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. los titulares de los datos personales tienen derecho a acceder, corregir, actualizar, suprimir y revocar el consentimiento sobre sus datos en cualquier momento, conforme a la legislación vigente.
- Transferencia de datos: En caso de transferir o transmitir datos personales a terceros, se garantizará que los destinatarios de los datos cumplan con los mismos principios de seguridad y confidencialidad que MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S.
- Circulación: Por regla general, MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. no comparte los datos personales que
recolecta con terceros. No obstante, para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones puede entregar los datos
personales a sus filiales, amparados en el literal e) del artículo 26 de la Ley 1581 de 2016 que establece que
se encuentra permitido la transferencia de datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un
contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales
siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
Para fines de mercadeo, MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. no entrega, vende ni comparte los datos personales de los titulares con agencias de publicidad ni con otros terceros. Las campañas de información comercial las gestiona directamente el proceso de Marketing y comunicaciones, solo con los titulares que hayan autorizado recibirla, mediante herramientas tecnológicas que actúan como encargadas del tratamiento bajo acuerdos de confidencialidad, según lo descrito en el punto “Tratamiento de datos para marketing y comunicaciones”. - Autorización para el tratamiento de datos personales: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.
- Medidas de Protección: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. tiene adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.
- Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data: MEJORA Y SOLUCIONES
S.A.S. tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data
Correo electrónico: protecciondedatos@mejoraysoluciones.com
Por lo anterior, en Mejora & Soluciones S.A.S. nos comprometemos a:
- Cumplir con la legislación vigente: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. se compromete a cumplir con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativas relacionadas con la protección de datos personales.
- Garantizar los derechos de los titulares: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. se compromete a garantizar que los titulares de los datos personales ejerzan sus derechos de acceso, corrección, actualización y eliminación de sus datos, conforme a la legislación aplicable.
- Implementar medidas de seguridad: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. adoptará las mejores prácticas y tecnologías disponibles para garantizar la seguridad de los datos personales tratados, previniendo el acceso no autorizado, la alteración o la destrucción de los datos.
- Formación y sensibilización: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. se compromete a sensibilizar a sus empleados, contratistas y colaboradores sobre la importancia de la protección de datos personales y a brindar capacitación continua en materia de privacidad y seguridad de la información.
- Responsabilidad: MEJORA Y SOLUCIONES S.A.S. nombrará un OPD, quien será el encargado de velar por el cumplimiento de esta política y por la correcta implementación de las medidas de protección de datos.
Esta política será comunicada, implementada y mantenida en todos los niveles de la organización.
Gerente General
Última revisión 27/08/2026